ทำความรู้จักกับ ‘Shadow IT’ ภัยเงียบที่ธุรกิจ SMEs ต้องระวัง

1. ข้อมูลรั่วไหล
เมื่อพนักงานใช้แอปหรือซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับการอนุญาต ข้อมูลสำคัญของบริษัทอาจถูกเก็บหรือส่งผ่านแพลตฟอร์มที่ไม่มีการป้องกัน ทำให้เสี่ยงต่อการถูกแฮ็กหรือข้อมูลรั่วไหล ซึ่งอาจเป็นข้อมูลลูกค้า ข้อมูลทางธุรกิจ หรือแม้แต่ข้อมูลภายในของบริษัทเอง

2. ผิดกฎหมายหรือข้อตกลง
บริษัทต้องปฏิบัติตามกฎหมายหรือข้อกำหนดด้านการรักษาข้อมูล เช่น กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA หรือ GDPR) การใช้แอปที่ไม่ได้รับการอนุมัติอาจทำให้บริษัทละเมิดกฎเหล่านี้โดยไม่รู้ตัว และส่งผลให้ถูกปรับหรือฟ้องร้องได้

3. ระบบมีปัญหา
แอปพลิเคชันที่ไม่ได้รับการตรวจสอบจากฝ่ายไอทีอาจไม่เข้ากันกับระบบของบริษัท ทำให้การทำงานร่วมกันภายในองค์กรเป็นไปได้ยาก เช่น ไฟล์เสียหาย ระบบล่ม หรือเกิดปัญหาในระบบเครือข่ายที่ทำให้การทำงานสะดุด

4. ค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด
บางแอปพลิเคชันอาจมีค่าบริการแอบแฝง หรืออาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในระยะยาว เช่น การใช้พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่คิดเงินเพิ่ม หรือการจ่ายเงินเพื่อใช้งานฟีเจอร์พิเศษที่พนักงานไม่ได้แจ้งฝ่ายไอทีก่อน

5. ความเสี่ยงจากไวรัสและมัลแวร์
แอปหรือซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับการอนุมัติอาจไม่มีการป้องกันที่ดี และอาจนำไวรัสหรือมัลแวร์เข้าสู่ระบบของบริษัท ทำให้ข้อมูลเสียหาย หรือล่อลวงข้อมูลสำคัญออกจากองค์กรโดยที่ไม่รู้ตัว